Análisis administrativo del Departamento de Cuentas por Pagar y las áreas involucradas en la tramitación de las facturas por compras nacionales de Frutas del Mundo en el periodo 2017-2019

Abstract

Título del Proyecto: Análisis administrativo del Departamento de Cuentas por Pagar y las áreas involucradas en la tramitación de las facturas por compras nacionales de frutas del mundo en el periodo 2017 – 2019. Elaborado: Wendy Elizabeth Quesada Azofeifa. Grettel Ivania Zúñiga Calvo. Problema: ¿Cuál es el proceso administrativo del Departamento de Cuentas por Pagar y las áreas involucradas en la tramitación de las facturas por compras nacionales, para la obtención de una mejora en el procedimiento de la factura que permita un crecimiento organizacional en la empresa Frutas del Mundo? Objetivo General: Analizar el proceso administrativo del Departamento de Cuentas por Pagar y las áreas involucradas en la tramitación de las facturas por compras nacionales de Frutas del Mundo, con la finalidad de una mejora en el procedimiento de la factura que permita un crecimiento organizacional actual, durante el periodo 2017-2019. Objetivo Específicos: 1. Examinar los procedimientos llevados a cabo para el cumplimiento de pago a proveedores a través de un estudio descriptivo del proceso que involucra el curso de las facturas de las compras de producto nacional y del Departamento de Cuentas por Pagar de Frutas del Mundo, con la finalidad de detallar las posibles deficiencias del proceso, durante el periodo 2017-2019. 2. Identificar los riesgos que existen en la recopilación, registro y generación de saldos de Cuentas por Pagar por medio del análisis de las conciliaciones realizadas entre los departamentos de Cuentas por Pagar y el Departamento de Contabilidad de Frutas del Mundo, para la obtención del estado real de las cuentas durante el periodo 2017 - 2019. 3. Mostrar el costo y el tiempo de los inconvenientes en la gestión de los documentos, a través de un análisis de gastos del personal involucrado en la tramitación de facturas, que determinar la pérdida de liquidez de Frutas del Mundo, en el periodo 2019. Duración del proyecto: El proyecto consiste en los años de estudio del 2017 al 2019. Metodología: Esta es una investigación descriptiva ya que se busca especificar propiedades y características importantes de cualquier fenómeno que se analice. Recolección de los datos Para la recolección de datos se aplican instrumentos como: Entrevista, Lista de Chequeo, Matriz de Comparación y Guía de Observación. Análisis General: Al aplicar los instrumentos para la obtención de información, se logra identificar el manejo administrativo que se le da a las facturas por compras nacionales de Frutas del Mundo. Se realiza un recorrido por todos los departamentos involucrados en el manejo de las mismas, hasta que estas llegan al Departamento de Cuentas por Pagar y se procede a cumplir con la responsabilidad de pago. Conclusión General: Considerando lo obtenido a través de la aplicación de las herramientas asignadas, se concluye que las facturas son manipuladas por varias estaciones antes de llegar al Departamento de Cuentas por Pagar. Todos los involucrados conocen las normas que estas facturas deben cumplir, sin embargo, específicamente en el departamento de recepción de productos, no se cumplen por errores humanos, pero es importante considerar que la cantidad de facturas es bastante para la cantidad de personas que se encargan de esta labor. Recomendación General: Es recomendable mejorar los sistemas y otorgar a los colaboradores herramientas que faciliten los procedimientos. No es algo nuevo, ya los recursos han sido solicitados sin embargo no han sido proporcionados y sí son necesarios. De manera general se recomienda la elaboración de manuales de requerimientos para cada área en específico. Es importante poner límites a los proveedores, con la facturación electrónica, estos entregan mercancía sin documento copia, esto atrasa y complica la recepción. En general se insta a todos los departamentos a realizar una revisión previa al envío de las facturas para el pago correspondiente.

Project Title: Administrative analysis of the Accounts Payable Department and the areas involved in the processing of invoices for national purchases of fruits of the world in the period 2017 - 2019. Prepared by: Wendy Elizabeth Quesada Azofeifa. Grettel Ivania Zúñiga Calvo. Problem: What is the administrative process of the Accounts Payable Department and the areas involved in the processing of invoices for national purchases, in order to obtain an improvement in the invoice procedure that allows organizational growth in the company Frutas del Mundo? General Objective: To analyze the administrative process of the Accounts Payable Department and the areas involved in the processing of invoices for national purchases of Frutas del Mundo, with the purpose of an improvement in the procedure of the invoice that allows a current organizational growth, during the period 2017-2019. Specific Objective: 1. To examine the procedures carried out for the fulfillment of payment to suppliers through a descriptive study of the process that involves the course of invoices for purchases of national product and the Accounts Payable Department of Frutas del Mundo, with the purpose of detailing the possible deficiencies of the process, during the period 2017-2019. Identify the risks that exist in the collection, recording and generation of Accounts Payable balances through the analysis of the reconciliations performed between the Accounts Payable departments and the Accounting Department of Frutas del Mundo, in order to obtain the actual status of the accounts during the period 2017 - 2019. To show the cost and time of the inconveniences in the management of documents, through an analysis of expenses of the personnel involved in the processing of invoices, which will determine the loss of liquidity of Frutas del Mundo, in the period 2019. Project duration: The project consists of the study years 2017 to 2019. Methodology: This is a descriptive research as it seeks to specify important properties and characteristics of any phenomenon to be analyzed. Data Collection For data collection instruments are applied such as: Interview, Checklist, Comparison Matrix and Observation Guide. General Analysis: By applying the instruments to obtain information, it is possible to identify the administrative handling of the invoices for Frutas del Mundo's national purchases. A tour is made through all the departments involved in the handling of the invoices, until they reach the Accounts Payable Department and the responsibility of payment is fulfilled. General Conclusion: Considering what was obtained through the application of the assigned tools, it is concluded that invoices are handled by several stations before reaching the Accounts Payable Department. Everyone involved is aware of the standards that these invoices must meet, however, specifically in the Receiving Department, they are not met due to human errors, but it is important to consider that the amount of invoices is quite a lot for the number of people in charge of this work. General Recommendation: It is advisable to improve systems and provide employees with tools to facilitate procedures. This is not something new, the resources have already been requested but have not been provided and are necessary. In general, it is recommended that requirements manuals be prepared for each specific area. It is important to set limits for suppliers; with electronic invoicing, they deliver merchandise without a copy document, which delays and complicates reception. In general, all departments are urged to carry out a review prior to sending invoices for the corresponding payment.