Evaluación de las cargas laborales en los puestos de trabajo en las oficinas centrales del Fondo de Beneficio Social UNA-SITUN período 2019-2020

Abstract

El presente Trabajo Final de Graduación tiene como propósito analizar las cargas laborales en los puestos de trabajo en las Oficinas Centrales del Fondo de Beneficio Social en el período 2019 – 2020 con el fin optimizar el desempeño laboral e incentivar mejoras en la calidad de vida del personal. Tema: Evaluación de las cargas laborales en los puestos de trabajo en las Oficinas Centrales del Fondo de Beneficio Social UNA-SITUN. Período 2019-2020. Investigadoras: Gabriela de los Ángeles Cabezas Umaña, Dori Johanna Cascante Vindas y Treicy Melissa Sandoval Barrantes. Interrogante: ¿Cómo influyen las cargas laborales de los puestos de trabajo de las Oficinas Centrales del Fondo de Beneficio Social UNA- SITUN en el desempeño y calidad de vida de los trabajadores? Problema: La estructura organizacional de las Oficinas Centrales del FBS es bastante pequeña, sus departamentos son conformados por pocas personas o, en algunos casos, por una sola persona. Esto, en ocasiones, podría forjar una recarga excesiva en la asignación de funciones para los trabajadores. Objetivos: Objetivo general: Evaluar las cargas laborales de los puestos de trabajo en las Oficinas Centrales del Fondo de Beneficio Social de la Universidad Nacional para la optimización del desempeño y la calidad de vida de los trabajadores. Objetivos específicos: 1. Describir los procesos y tareas que realizan los trabajadores en sus respectivos puestos de trabajo para la identificación de las cargas laborales asignadas al personal de las Oficinas Centrales del Fondo de Beneficio Social. 2. Determinar las cargas laborales en los trabajadores para la evaluación de su satisfacción laboral. 3. Identificar la percepción que tienen los trabajadores sobre las cargas de trabajo asignadas para la verificación de los factores que influyen en el desempeño de sus funciones. 4. Proponer una herramienta de verificación de funciones y sus respectivas cargas laborales, con la finalidad de enriquecer el desempeño laboral y el balance de vida y trabajo. Modelo de análisis: Para el desarrollo del modelo de análisis de esta investigación, se pretende comprender el método de aplicación de las cargas laborales en FOBESO, la percepción que tienen los trabajadores sobre su ambiente laborar y la satisfacción que poseen en su medio de trabajo. Asimismo, se elaborará una herramienta que permita aplicar una distribución de cargas laborales equilibradas. El presente trabajo muestra una investigación de tipo aplicada, asimismo el trabajo se clasifica como un estudio mixto; es decir, combina el método cuantitativo y cualitativo. La principal fuente de información primaria corresponde a las entrevistas, guías de observación y cuestionarios realizadas a los trabajadores de FOBESO. Para llevar a cabo esta investigación se aplicaron diversos instrumentos de investigación, por medio de los cuales se obtuvo información valiosa. Uno de los puntos más importantes que arroja la investigación fue que, actualmente, FOBESO no aplica un análisis de cargas laborales en sus puestos de trabajo. Síntesis del análisis de resultados: A raíz del análisis de los resultados, es posible visualizar la estructura operativa de la entidad al utilizar un enfoque de estudio integral que incluye tanto la observación de departamentos y puestos de trabajo como los puntos de vista de las jefaturas, trabajadores y procedimientos que las Oficinas Centrales ha establecido para el personal. Síntesis de las conclusiones: Se concluye que, en su trayectoria, FOBESO ha incorporado decisiones y solicitudes para efectuar integralmente técnicas que inciten el buen desempeño de sus trabajadores. No obstante, se demuestra la insuficiencia del reajuste en el tema de cargas laborales debido a que no prevalecen métodos o herramientas definidas que requieren algunos procedimientos y perfiles para su constante actualización. Asimismo, sus integrantes consideran la existencia de un ambiente muy agradable y espacio colaborativo entre sí, pese al incremento del volumen de trabajo en los últimos años, lo que provoca que las condiciones laborales se vean afectadas por inexacta administración del tiempo, esta es una inquietud relevante en los trabajadores. Además, la percepción del trabajo puede variar de acuerdo con la interpretación de cada integrante, por lo que siempre debe ser un asunto central de la organización. Síntesis de las recomendaciones: Se recomienda a FOBESO que mantenga una actualización de información necesaria para mantener un orden sensato entre las funciones asignadas y sus procedimientos, de tal manera que se consoliden bases para evaluar las cargas laborales y velar por el bienestar de los trabajadores. Igualmente, se aconseja analizar qué métodos están en la actualidad ejecutándose exitosamente para seguir poniéndolos en práctica. Mientras que, para la satisfacción laboral se aconseja efectuar actividades que incluyan las apreciaciones de cada integrante para fomentar el Desarrollo Organizacional de forma holística con el fin de fortalecer procedimientos cotidianos y alcanzar metas corporativas, de las cuales cada trabajador pueda incrementar el trabajo en equipo y la capacidad de la toma efectiva de decisiones en su puesto. Síntesis de la propuesta: La medición de cargas laborales y el estudio de tiempo en cada puesto deben considerarse como una táctica complementaria a los procedimientos de RRHH que contribuyen a la toma de decisiones en cuanto a la demanda, complejidad y ambigüedad de tareas, criterios para la ejecución de funciones y desgaste físico o mental que genera el puesto. Por lo que se propone la implementación de una herramienta que evalúe las cargas laborales y mida el tiempo que se requiere en cada procedimiento o tarea. Las fases de la propuesta incluyen el análisis previo de la situación y organización del trabajo, recopilación de datos, informes, establecimiento de cargas laborales y generación de mejoras que beneficien la productividad y bienestar de cada integrante de la organización.

The purpose of this Final Graduation Project is to analyze the workloads in the jobs in the Central Offices of the Social Benefit Fund in the period 2019 - 2020 in order to optimize work performance and encourage improvements in the quality of life of the staff . Topic: Evaluation of workloads in jobs in the Central Offices of the UNA-SITUN Social Benefit Fund. Period 2019-2020. Researchers: Gabriela de los Ángeles Cabezas Umaña, Dori Johanna Cascante Vindas and Treicy Melissa Sandoval Barrantes. Question: How do the workloads of the jobs of the Central Offices of the UNA-SITUN Social Benefit Fund influence the performance and quality of life of the workers? Problem: The organizational structure of the FBS Central Offices is quite small, its departments are made up of few people or, in some cases, only one person. This, at times, could forge an excessive burden on the assignment of duties for workers. Objectives: General objective: Evaluate the workloads of the jobs in the Central Offices of the Social Benefit Fund of the National University for the optimization of the performance and quality of life of the workers. Specific objectives: 1. Describe the processes and tasks performed by workers in their respective jobs to identify the workloads assigned to the staff of the Central Offices of the Social Benefit Fund. 2. Determine the workloads on workers for the evaluation of their job satisfaction. 3. Identify the perception that workers have about the workloads assigned to verify the factors that influence the performance of their duties. 4. Propose a function verification tool and their respective workloads, in order to enrich work performance and work-life balance. Analysis model: For the development of the analysis model of this research, it is intended to understand the method of application of labor charges in FOBESO, the perception that workers have about their work environment and the satisfaction they have in their work environment. Likewise, a tool will be developed to apply a balanced workload distribution. The present work shows an applied type research, also the work is classified as a mixed study; that is, it combines the quantitative and qualitative method. The main source of primary information corresponds to the interviews, observation guides and questionnaires made to FOBESO workers. To carry out this research, various research instruments were applied, through which valuable information was obtained. One of the most important points made by the research was that, currently, FOBESO does not apply a workload analysis in their jobs. Summary of the analysis of results: As a result of the analysis of the results, it is possible to visualize the operational structure of the entity by using a comprehensive study approach that includes both the observation of departments and jobs as well as the points of view of the heads, workers and procedures that the Central Offices have established for the personnel. Summary of the conclusions: It is concluded that, in its history, FOBESO has incorporated decisions and requests to fully carry out techniques that encourage the good performance of its workers. However, the insufficiency of the readjustment in the subject of workloads is demonstrated due to the fact that defined methods or tools that require some procedures and profiles for their constant updating do not prevail. Likewise, its members consider the existence of a very pleasant environment and collaborative space with each other, despite the increase in the volume of work in recent years, which causes working conditions to be affected by inaccurate time management, this is a concern relevant in workers. In addition, the perception of the work can vary according to the interpretation of each member, so it should always be a central issue of the organization. Summary of the recommendations: FOBESO is recommended to maintain an update of the information necessary to maintain a sensible order between the assigned functions and their procedures, in such a way that bases are consolidated to evaluate the workloads and ensure the well-being of the workers. Likewise, it is advisable to analyze which methods are currently running successfully in order to continue putting them into practice. While, for job satisfaction, it is advisable to carry out activities that include the appreciations of each member to promote Organizational Development in a holistic way in order to strengthen daily procedures and achieve corporate goals, of which each worker can increase teamwork and the ability to make effective decisions in your position. Synthesis of the proposal: The measurement of workloads and the study of time in each position should be considered as a complementary tactic to the HR procedures that contribute to decision-making regarding the demand, complexity and ambiguity of tasks, criteria for the performance of functions and physical or mental wear and tear generated by the position. Therefore, it is proposed to implement a tool that evaluates workloads and measures the time required for each procedure or task. The phases of the proposal include the prior analysis of the situation and work organization, data collection, reports, establishment of workloads and generation of improvements that benefit the productivity and well-being of each member of the organization.