Sistema integrado de gestión de procesos administrativos de la Dirección General de Informática del Ministerio de Hacienda

Abstract

El Sistema Integrado de Gestión de Procesos Administrativos es una herramienta informática que está orientada a satisfacer en primera instancia las necesidades del Departamento Administrativo de la Dirección General de Informática del Ministerio de Hacienda, además provee una solución centralizada para el Área Legal y el Centro de Atención Tecnológica de esta misma dirección. El Sistema Integrado de Gestión de Procesos Administrativos permite integrar aspectos tales como llevar control de los recursos de bienes muebles e inmuebles y materiales de los cuales hace uso esta institución; por medio de subsistemas con módulos automatizados que faciliten la solicitud de estos bienes, así como la actualización del inventario. Además del chequeo de existencias y que en los casos en que no se tenga disponible la mercancía solicitada, se genera un proceso de solicitud externa que pueda requerir un proceso de contratación del bien o material requerido. También se integra dentro de los subsistemas una solución para que el encargado pueda dar seguimiento al proceso de contrataciones, incluyendo los diferentes tipos de contratación que existen, en sus diferentes etapas. Una vez concluido el proceso de contratación se integra al subsistema de contratos vigentes para poder dar seguimiento a la ejecución del contrato, en aspectos como vigencia de garantías, mantenimiento, entre otros. Adicionalmente, es necesario el desarrollar un módulo de mantenimiento que permita registrar datos y controles necesarios para que el resto de los subsistemas funcione adecuadamente.

The Integrated Administrative Process Management System is a computer tool that is aimed at satisfying in the first instance the needs of the Administrative Department of the General Directorate of Information Technology of the Ministry of Finance, as well as providing a centralized solution for the Legal Area and the Customer Service Center. Technological of this same direction. The Integrated Management System for Administrative Processes allows the integration of aspects such as keeping track of the resources of movable and immovable property and materials used by this institution; through subsystems with automated modules that facilitate the request of these goods, as well as the updating of the inventory. In addition to the stock check and that in cases where the requested merchandise is not available, an external request process is generated that may require a contracting process for the required good or material. A solution is also integrated within the subsystems so that the person in charge can monitor the contracting process, including the different types of contracting that exist, in their different stages. Once the contracting process is completed, it is integrated into the subsystem of current contracts in order to monitor the execution of the contract, in aspects such as the validity of guarantees, maintenance, among others. Additionally, it is necessary to develop a maintenance module that allows registering data and controls necessary for the rest of the subsystems to work properly.