Implementación de un modelo ágil basado en Scrum para mejorar la planeación y ejecución del desarrollo de software en el Centro de Gestión Informática de la Universidad Nacional de Costa Rica

Abstract

El presente proyecto de graduación está intrínsecamente relacionado a la implementación y adaptación de un modelo ágil basado en la metodología de Scrum, dentro de las prácticas y modelos de trabajo seguidos por el Centro de Gestión Informática (CGI) de la Universidad Nacional de Costa Rica (UNA), para la mejora en la planeación y ejecución del desarrollo de software. Para este fin es relevante conocer la cultura organizacional y la metodología de desarrollo de software con la cual tradicionalmente se trabaja, con el fin de entender la forma en que se están realizando las tareas actualmente y de esta manera proponer nuevos procesos que introduzcan conceptos de agilidad en el marco de trabajo del CGI, los cuales a su vez sean acogidos por los miembros de dicho Centro, para propulsar el desarrollo de software desde un punto de vista más simple, flexible y dinámico. Este proyecto llevó a cabo diferentes actividades para el diseño del modelo ágil como lo son entrevistas, encuestas, reuniones, revisiones de documentación, capacitaciones, entre otros; las cuales proporcionaron los elementos para construir una base de información con el fin de entender los criterios utilizados en los planteamientos propuestos por el modelo desarrollado. El modelo ágil se ejecutó en un proyecto de software para desarrollar el módulo de Viáticos que sirvió como proyecto piloto para evaluar los resultados de dicho modelo. Tuvo una duración de 6 Sprints correspondientes a 15 días cada uno, en los cuales se obtuvieron los resultados del modelo. En este proyecto participaron 4 personas de diferentes cargos y áreas, los cuales fueron ubicados según sus conocimientos y funciones dentro de los roles descritos por Scrum. Con el objetivo de agilizar la aplicación del modelo se utilizó Trello como herramienta de seguimiento, pues provee características resaltables de Scrum como lo es la transparencia. También se ejecutaron diversas actividades para poner en práctica el modelo ágil tales como reuniones diarias de pie, revisión de logros alcanzados, retrospectiva del Sprint y planeación del mismo. Tras la aplicación del modelo, se obtuvieron resultados positivos pues se evidenció una clara mejora en la comunicación entre los miembros pertenecientes a diferentes equipos. Asimismo, la granularidad en los requerimientos, la claridad para solucionar los impedimentos y transparencia en el seguimiento de las tareas fueron algunos de los puntos cruciales con respecto a las buenas prácticas adoptadas durante esta experiencia. Como consecuencia de los logros alcanzados durante la aplicación del modelo en el proyecto, el CGI se convenció sobre la necesidad de adquirir una herramienta aún más robusta para el seguimiento de las tareas de desarrollo de software realizadas por cada uno de los miembros. Esto con el fin de continuar aplicando el modelo en próximos proyectos. En este documento se entrará en detalle tanto en los antecedentes, problemáticas por resolver y justificación de este proyecto, así como en los beneficios, impacto y elementos innovadores alcanzados en su aplicación. También se explica el marco teórico, procedimiento metodológico y plan de trabajo en que se basó este proyecto. Para finalizar, se puntualizan las experiencias y aprendizajes obtenidos dentro del análisis retrospectivo que originaron las conclusiones y recomendaciones del presente proyecto.

This graduation project is intrinsically related to the implementation and adaptation of an agile model based on the Scrum methodology, within the practices and work models followed by the Center for Information Management (CGI) of the National University of Costa Rica ( UNA), for the improvement in the planning and execution of software development. For this purpose, it is relevant to know the organizational culture and the software development methodology with which traditional work is done, in order to understand the way in which tasks are currently being carried out and thus propose new processes that introduce concepts of agility. in the framework of the CGI, which in turn are accepted by the members of said Center, to promote software development from a simpler, more flexible and dynamic point of view. This project carried out different activities for the design of the agile model such as interviews, surveys, meetings, documentation reviews, training, among others; which provided the elements to build an information base in order to understand the criteria used in the approaches proposed by the developed model. The agile model was executed in a software project to develop the Per diem module that served as a pilot project to evaluate the results of said model. It lasted 6 Sprints corresponding to 15 days each, in which the results of the model were obtained. In this project, 4 people from different positions and areas participated, which were located according to their knowledge and functions within the roles described by Scrum. In order to expedite the application of the model, Trello was used as a monitoring tool, since it provides outstanding Scrum features such as transparency. Various activities were also carried out to put the agile model into practice, such as daily standing meetings, review of achievements, retrospective of the Sprint and planning of the same. After the application of the model, positive results were obtained as a clear improvement in communication between members belonging to different teams was evidenced. Likewise, the granularity in the requirements, the clarity to solve the impediments and transparency in the follow-up of the tasks were some of the crucial points with respect to the good practices adopted during this experience. As a consequence of the achievements achieved during the application of the model in the project, the CGI became convinced of the need to acquire an even more robust tool for monitoring the software development tasks carried out by each of the members. This in order to continue applying the model in future projects. This document will go into detail about the background, problems to be solved and justification of this project, as well as the benefits, impact and innovative elements achieved in its application. The theoretical framework, methodological procedure and work plan on which this project was based is also explained. Finally, the experiences and learning obtained within the retrospective analysis that originated the conclusions and recommendations of this project are pointed out.