Análisis de los procedimientos administrativos del fondo documental en la etapa de gestión de acuerdo con el enfoque de innovación tecnológica. Estudio de caso en el Colegio Yurusti y la Fundación para el Desarrollo Académico de la Universidad Nacional (FUNDAUNA).

Abstract

El presente trabajo consiste en un estudio de caso descriptivo realizado en el Colegio Yurusti y la Fundación para el Desarrollo Académico de la Universidad Nacional (FUNDAUNA). Este estudio se enmarca en el paradigma cualitativo interpretativo, que se centra en comprender e interpretar la realidad a través de los significados, percepciones, interacciones y acciones de las personas involucradas. Este paradigma es especialmente adecuado para el estudio llevado a cabo en el Colegio Yurusti, donde la investigadora ha laborado por más de 14 años, lo cual permitió observar las acciones relacionadas con la gestión documental y obtener información directa de los participantes en su entorno. Además, se empleó un enfoque cualitativo, que se complementó con técnicas tanto cuantitativas como cualitativas. Esta combinación tuvo como objetivo enriquecer y fortalecer el desarrollo de la investigación, así como interpretar de manera más completa la realidad de ambas instituciones. La investigación ha cumplido con éxito sus tres objetivos fundamentales. Se ha ofrecido una descripción minuciosa de cómo los procedimientos administrativos en la etapa de gestión han evolucionado a través de la innovación tecnológica en las instituciones estudiadas. Esta evolución ha sido impulsada por la introducción de nuevas herramientas, tecnologías y enfoques en la gestión de documentos, y ha tenido un impacto positivo en la eficiencia, seguridad y accesibilidad de la información. Adicionalmente, se ha establecido una vinculación clara entre estos procedimientos y el enfoque de innovación tecnológica implementado. Se ha demostrado cómo estos procedimientos se han adaptado y transformado para incorporar tecnologías digitales, herramientas de gestión y prácticas innovadoras. Asimismo, se han identificado los procedimientos específicos necesarios para lograr una implementación exitosa del fondo documental, proporcionando una descripción completa de los pasos esenciales, que abarcan desde el establecimiento de objetivos y la evaluación de opciones de software, hasta la capacitación del personal y la configuración del sistema. Algunas de las líneas de investigación que se recomienda profundizar para la implementación de sistemas de gestión documental digital son: investigar las TIC, normativas y estándares, seguridad y privacidad, y gestión del cambio, para poder implementar sistemas de gestión documental digital eficientes y efectivos.

The present study constitutes a descriptive case study conducted at Colegio Yurusti and the Foundation for the Academic Development of the National University (FUNDAUNA). This study falls within the interpretive qualitative paradigm, which aims to understand and interpret reality through the meanings, perceptions, interactions, and actions of the individuals involved. This paradigm is particularly suited for the study carried out at Colegio Yurusti, where the researcher has worked for over 14 years, allowing for the observation of actions related to document management and obtaining direct information from participants within their environment. Furthermore, a qualitative approach was employed, which was complemented by both quantitative and qualitative techniques. This combination aimed to enrich and strengthen the research development and to provide a more comprehensive interpretation of the reality of both institutions. The research has successfully achieved its three primary objectives. A comprehensive description has been provided on how administrative procedures in the management stage have evolved through technological innovation in the studied institutions. This evolution has been driven by the introduction of new tools, technologies, and approaches in document management, yielding a positive impact on efficiency, security, and information accessibility. Furthermore, a clear connection has been established between these procedures and the implemented technological innovation approach. It has been demonstrated how these procedures have been adapted and transformed to incorporate digital technologies, management tools, and innovative practices. Additionally, specific procedures necessary for achieving a successful implementation of the document repository have been identified, offering a complete description of essential steps, ranging from goal setting and software evaluation to personnel training and system configuration. Some of the research areas in which deeper research is recommended are: investigating ICT, regulations and standards, security and privacy, and change management, to implement efficient and effective digital document management systems.