Análisis sobre la implementación del Sistema de Archivo de Gestión de Documentos y Expedientes Electrónicos en los procesos de gestión documental en las sedes y Sección Regional de la Universidad Nacional, periodo 2020-2021

Abstract

El propósito de esta investigación consiste en analizar el proceso de implementación del Sistema de Archivo de Gestión de Documentos y Expedientes Electrónicos de la Universidad Nacional (Sistema AGDe), específicamente en las Sedes Regionales Chorotega, Brunca, Interuniversitaria de Alajuela y Sección Regional Huetar Norte y Caribe, durante los años 2020 y 2021. El estudio comprende la evaluación del proceso de gestión documental a través de la experiencia de los usuarios, cumplimiento de normativa, impacto en la utilización del sistema, así como la identificación de las necesidades de capacitación sobre su utilización. La investigación está desarrollada desde el enfoque mixto que permite la realización e implementación de instrumentos tanto cualitativos como cuantitativos, por ejemplo: una guía de entrevista semi estructurada y un cuestionario que ayudan a comprender la perspectiva del personal de la institución, así como la recolección de datos necesarios. Para la realización y desarrollo de este tema, primeramente, se cuenta con la colaboración de diferentes especialistas en el tema del Sistema AGDe, fuentes esenciales en el estudio; con sus conocimientos y el de los usuarios, se brinda un diagnóstico sobre la implementación de este. La experiencia y perspectiva del personal dentro del periodo 2020-2021, permite conocer los principales beneficios que se han obtenido con la implementación de este sistema dentro de los diferentes departamentos de la Universidad Nacional, se determinan aspectos de mejora y los mayores retos que han tenido los funcionarios con el uso del Sistema AGDe, además, se propone una serie de recomendaciones basadas en la información suministrada por parte del personal, con la finalidad de perfeccionar el proceso de la gestión documental y expedientes electrónicos, agilizar diversos trámites en la institución y transferencia de información de manera eficaz y rápida.

The purpose of this research is to analyze the process of the document managements system and electronic files, of the national university, (system DMF) specifically in the Chorotega region, Bruna interuniversity in Alajuela, north and caribbean Huetar region during the year 2020 y 2021. The study includes the evaluation of the process of documentary management through the experience of the people that use it, complying the regulation impact in the utilization of the system as well as the identification of the necessity in training in how to use it. The research is developed since the mix approach that allow the realization and implementation of qualitative and quantify for example: a interview guide semi structure and a questionnaire that helps to understand the point of view of the staff as well as the collection of necessary information. For the realization and development of this topic primarily we have the collaboration of different people specialize on the topic of document management. and essential source of study of this, with their knowledge and the people of use it, we can have a diagnostic of implementation. The experience and the perspective of the staff between the period of 202 and 2021, let us know the most important benefits that we have with the implementation of the system in the different departments of the national university, we define spaces of improvement, and the biggest challenges that officials have, with the use of the system, in addition a series of recommendations are proposed, based on the information that they get from the staff, with the purpose of perfecting the process of document management and electronic files, to make some procedures faster in the institution, and to have the transfer of information in a very efficient and fast form.